We kennen allemaal de eindeloze checklist en de actielijst met vele to do’s die er geregeld moeten worden wanneer jullie gaan trouwen. Op internet vind je er duizenden en misschien ontvangen jullie ook van de locatie, BABS of fotograaf wel een actielijst. Mega overweldigend. Dan is het heel begrijpelijk dat je door de bomen het bos niet meer ziet.  

Achter die checklist zit nog veel meer. Namelijk, jullie wensen, persoonlijkheden en visie voor de bruiloft en dat is het allerbelangrijkste! In dit artikel leggen we uit wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een bruiloft en krijg je een kort inkijkje in een weddingplanner checklist.

Meer dan persoonlijke keuzes 

Een bruiloft plannen is één van de mooiste, maar ook meest intensieve momenten in je leven. Naast alle persoonlijke keuzes over bijvoorbeeld de trouwkleding, styling, DJ en taart, vraagt de voorbereiding ook om een nauwkeurige coördinatie en afstemming met de leveranciers. Dit is een van de redenen waarom een checklist voor bruiloften zo groot is. Hoe fijn is het als iemand helpt met het bewaken van deze actielijst. 

“Dit geeft overzicht, maar vooral ook heel veel rust.”   

Stap voor stap op weg naar jullie bruiloft 

Een weddingplanner verdeelt de acties in verschillende stappen en fases. In dit artikel laten we een deel van deze acties zien die komen kijken bij het organiseren van een bruiloft. Ben jij meer benieuwd naar de verschillende fase? Lees dan hier verder. 

12 tot 9 maanden voor de bruiloft 

In deze periode schetsen we jullie trouwdag en leggen we de basis. We tekenen letterlijk de lijnen. Daarnaast worden de grote leveranciers geregeld. Populaire locaties en leveranciers zitten namelijk vaak maanden van tevoren al volgeboekt, dus hoe eerder je hen hebt vastliggen, hoe beter. 

Wat gaan we onder andere doen? 

8 tot 6 maanden voor de bruiloft 

Nu de basis staat, is het tijd om de lijnen in te kleuren. Met de wensen in ons en jullie achterhoofd, gaan we op zoek naar de juiste leveranciers. Het is tijd om hen te selecteren, kennismakingsgesprekken te voeren en hen te boeken. We zorgen dat elk onderdeel past binnen het grotere geheel.  

Daarnaast gaan we samen verder aan de slag met onder andere: 

• Trouwjurk en/of pak passen 

• Videograaf boeken 

• Stylist inhuren 

• Bloemist en decoratie bespreken 

• Entertainment regelen. Willen jullie een live band of DJ? 

• Visagist en haar regelen 

• Vervoer regelen 

5 tot 3 maanden voor de bruiloft 

In deze periode komt alles samen en werken we echt aan de details. Details zijn ontzettend waardevol om jullie bruiloft uniek te maken.  

• Proefdiner of taartproeverij plannen 

• Huwelijksreis boeken 

• Kapsel en make-up proefafspraak maken 

• Vragen aan getuigen en bruidsmeisjes bevestigen 

• Definitieve gastenlijst doorgeven 

• Uitnodigingen ontwerpen 

2 tot 1 maand voor de bruiloft 

Tijdens de laatste voorbereidingen worden de puntjes op de ï gezet. Het gastencontact en het draaiboek staat in deze fase centraal. Achter de schermen regelen we de praktische zaken. Alles krijgt een plek in een duidelijk plan, zodat op de dag zelf niets aan het toeval wordt overgelaten. 

Daarnaast is het tijd voor: 

• Uitnodigingen versturen 

• RSVP-lijst bijhouden 

• Tafelindeling maken 

• Ringen ophalen 

2 weken voor de bruiloft 

De laatste weken zijn ingegaan. Het is tijd om alles klaar te maken voor de bruiloft. Deze weken zijn vaak gevuld met laatste gesprekken, maar ook persoonlijke verzorging. Denk aan de kapper voor de bruidegom en de nagelstyliste voor de bruid. 

• Draaiboek finaliseren 

• Leveranciers informeren 

• Kleding ophalen en passen 

• Laatste betalingen doen 

• Eindgesprekken met leveranciers, de locatie en jullie weddingplanner 

De bruiloft 

Op de bruiloft staat er voor het bruidspaar maar één actiepunt. Namelijk: GENIETEN! En 'ja' zeggen natuurlijk. 😉 Terwijl jullie genieten zorgt de weddingplanner dat alles wat in de checklist stond geregeld wordt. Samen met alle andere leveranciers. 

Weddingplanner checklist 

Een checklist van een weddingplanner is zoals je ziet ontzettend groot voor een bruiloft. De bovengenoemde checklist is zelfs maar een greep uit een normale actielijst. Een weddingplanner kan helpen in jullie voorbereidingen. Dit zorgt ervoor dat jullie:

• Niets vergeten: van de trouwringen tot de bedankjes. 

• Tijd besparen: weet precies wat je wanneer moet regelen. 

• Stress verminderen: controle over het hele proces. 

• Budgetbewust blijven: overzicht voorkomt verrassingen achteraf. 

Dus, weg met een uitputtende lange actielijst die je zelf moet realiseren. Laat je stap voor stap begeleiden in de voorbereidingen naar de bruiloft. Dit geeft overzicht, maar vooral ook heel veel rust. Waardoor jullie niet alleen op de bruiloft, maar ook in de voorbereiding kunnen genieten.  

Benieuwd naar alles? Of willen jullie ontdekken wat een weddingplanner voor jullie kan betekenen in de voorbereidingen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. 

Foto credit: Tosca Foto's

De taken van een weddingplanner? Dat is meer dan alleen coördineren. Een weddingplanner is een klankbord, adviseur en eventmanager in één. Een weddingplanner vertaalt de wens van het bruidspaar in een concrete planning en praktische uitvoering. Tegelijkertijd begeleidt zij het bruidspaar in de voorbereidingen van hun trouwdag. Dankzij de juiste begeleiding, structuur en overzicht wordt alles tot in de puntjes geregeld. 

De belangrijkste taken van een weddingplanner 

Van creatieve conceptontwikkeling tot logistieke regie. De taken van een weddingplanner zijn divers en lopen uiteen. Het allerbelangrijkste is de begeleiding van het bruidspaar in de voorbereidingen. Tijdens deze begeleiding draagt een weddingplanner zorg voor verschillende elementen. 

De start

1. Conceptontwikkeling 

Het plannen van een bruiloft begint met een brainstorm. Tijdens de brainstorm worden de wensen besproken. Denk aan het programma, maar ook de sfeer. Willen jullie een intieme en romantische bruiloft of groots en stijlvol? Een weddingplanner helpt jullie deze visie te vertalen naar een concreet plan. Vaak noemen wij dit proces ‘de grote lijnen schetsen’. Zodra deze grote lijnen staan, gaan we het samen inkleuren. 

2. De planning 

Een van de belangrijkste taken van een weddingplanner is het maken van een realistisch trouwprogramma. Op jullie bruiloft willen jullie niet haasten, maar ook niet hoeven wachten. Daarnaast is een haalbare actielijst in de voorbereiding ook essentieel. Wat moet wanneer geregeld zijn en welke leveranciers moeten op welk moment worden geboekt? Een haalbare planning en deadlines geven overzicht en rust.  

De voorbereiding

3. Selectie en coördinatie van leveranciers 

Soms zijn er wel tien verschillende soorten leveranciers betrokken bij een bruiloft. Zoals een fotograaf, bloemist, cateraar en muzikanten. Een trouwplanner regelt deze leveranciers. Dankzij ervaring en een goed netwerk weet een planner precies wie past bij jullie stijl en budget. Zij vraagt offertes aan, vergelijkt kwaliteit en prijzen en houdt contact met alle leveranciers. Hierdoor verloopt alles via één aanspreekpunt. 

4. Het budget bewaken 

Een andere taak is het bewaken van het budget. Veel bruidsparen kiezen ervoor om dit zelf te doen, maar een weddingplanner kan hier ook bij helpen. Bruiloften kunnen al snel duurder uitvallen dan verwacht. Een planner helpt om slimme keuzes te maken, offertes te vergelijken en prioriteiten te stellen. 

5. Contact met gasten 

Wanneer gasten in de voorbereidingen vragen hebben, kunnen zij naar de weddingplanner. Tijdens de voorbereiding controleert de trouwplanner de uitnodiging, schrijft ze een praktische ceremoniemeesterbrief en zorgt zij ervoor dat de RSVP’s gemaakt en ingevuld worden. Ook wanneer gasten speeches willen geven, vertellen zij dit aan de weddingplanner.

6. Draaiboek en logistieke organisatie 

Zodra de leveranciers vast staan en de afronding van de voorbereiding nadert, is het tijd voor het draaiboek. In het draaiboek komt alles samen. Deze giga planning geeft een overzicht van de trouwdag. Daar staat exact in wie waar moet zijn, wat wanneer gebeurt en hoe de dag praktisch verloopt.  

Coördinatie op de trouwdag 

Op de bruiloft neemt de weddingplanner de volledige regie op zich. Zij is de professionele ceremoniemeester. Alles wat er in de voorbereidende maanden geregeld en georganiseerd is, voert zij nauwkeurig uit. Het bruidspaar en de gasten worden begeleid en leveranciers ontvangen. Alles wordt klaargezet, tijden bewaakt en eventuele kleine problemen worden direct opgelost. Zo kunnen jullie volledig opgaan in de liefde, terwijl alles achter de schermen soepel verloopt. 

De adviseur van het bruidspaar 

Adviseren is een andere belangrijke taak van een trouwplanner. Dankzij de vaak jarenlange ervaring en diverse bruiloften, geven bruiloft coördinatoren waardevolle tips en denken zij mee in verschillende opzichten. Bijvoorbeeld tijdens het kiezen van de juiste locatie en andere trouwleveranciers. Door het stellen van de juiste vragen, kunnen bruidsparen een weloverwogen keuze maken. 

Meer dan een checklist 

De taken van een weddingplanner gaan veel verder dan het afvinken van een checklist. Het is een samenspel van organisatie, creativiteit en empathie. Een goede planner is jullie rustpunt, adviseur en regisseur in één.  

Willen jullie ontdekken wat een weddingplanner voor jullie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. 

Foto credit: Willeke fotografie