De taken van een weddingplanner? Dat is meer dan alleen coördineren. Een weddingplanner is een klankbord, adviseur en eventmanager in één. Een weddingplanner vertaalt de wens van het bruidspaar in een concrete planning en praktische uitvoering. Tegelijkertijd begeleidt zij het bruidspaar in de voorbereidingen van hun trouwdag. Dankzij de juiste begeleiding, structuur en overzicht wordt alles tot in de puntjes geregeld.
Van creatieve conceptontwikkeling tot logistieke regie. De taken van een weddingplanner zijn divers en lopen uiteen. Het allerbelangrijkste is de begeleiding van het bruidspaar in de voorbereidingen. Tijdens deze begeleiding draagt een weddingplanner zorg voor verschillende elementen.
1. Conceptontwikkeling
Het plannen van een bruiloft begint met een brainstorm. Tijdens de brainstorm worden de wensen besproken. Denk aan het programma, maar ook de sfeer. Willen jullie een intieme en romantische bruiloft of groots en stijlvol? Een weddingplanner helpt jullie deze visie te vertalen naar een concreet plan. Vaak noemen wij dit proces ‘de grote lijnen schetsen’. Zodra deze grote lijnen staan, gaan we het samen inkleuren.
2. De planning
Een van de belangrijkste taken van een weddingplanner is het maken van een realistisch trouwprogramma. Op jullie bruiloft willen jullie niet haasten, maar ook niet hoeven wachten. Daarnaast is een haalbare actielijst in de voorbereiding ook essentieel. Wat moet wanneer geregeld zijn en welke leveranciers moeten op welk moment worden geboekt? Een haalbare planning en deadlines geven overzicht en rust.
3. Selectie en coördinatie van leveranciers
Soms zijn er wel tien verschillende soorten leveranciers betrokken bij een bruiloft. Zoals een fotograaf, bloemist, cateraar en muzikanten. Een trouwplanner regelt deze leveranciers. Dankzij ervaring en een goed netwerk weet een planner precies wie past bij jullie stijl en budget. Zij vraagt offertes aan, vergelijkt kwaliteit en prijzen en houdt contact met alle leveranciers. Hierdoor verloopt alles via één aanspreekpunt.
4. Het budget bewaken
Een andere taak is het bewaken van het budget. Veel bruidsparen kiezen ervoor om dit zelf te doen, maar een weddingplanner kan hier ook bij helpen. Bruiloften kunnen al snel duurder uitvallen dan verwacht. Een planner helpt om slimme keuzes te maken, offertes te vergelijken en prioriteiten te stellen.
5. Contact met gasten
Wanneer gasten in de voorbereidingen vragen hebben, kunnen zij naar de weddingplanner. Tijdens de voorbereiding controleert de trouwplanner de uitnodiging, schrijft ze een praktische ceremoniemeesterbrief en zorgt zij ervoor dat de RSVP’s gemaakt en ingevuld worden. Ook wanneer gasten speeches willen geven, vertellen zij dit aan de weddingplanner.
6. Draaiboek en logistieke organisatie
Zodra de leveranciers vast staan en de afronding van de voorbereiding nadert, is het tijd voor het draaiboek. In het draaiboek komt alles samen. Deze giga planning geeft een overzicht van de trouwdag. Daar staat exact in wie waar moet zijn, wat wanneer gebeurt en hoe de dag praktisch verloopt.
Op de bruiloft neemt de weddingplanner de volledige regie op zich. Zij is de professionele ceremoniemeester. Alles wat er in de voorbereidende maanden geregeld en georganiseerd is, voert zij nauwkeurig uit. Het bruidspaar en de gasten worden begeleid en leveranciers ontvangen. Alles wordt klaargezet, tijden bewaakt en eventuele kleine problemen worden direct opgelost. Zo kunnen jullie volledig opgaan in de liefde, terwijl alles achter de schermen soepel verloopt.
Adviseren is een andere belangrijke taak van een trouwplanner. Dankzij de vaak jarenlange ervaring en diverse bruiloften, geven bruiloft coördinatoren waardevolle tips en denken zij mee in verschillende opzichten. Bijvoorbeeld tijdens het kiezen van de juiste locatie en andere trouwleveranciers. Door het stellen van de juiste vragen, kunnen bruidsparen een weloverwogen keuze maken.
De taken van een weddingplanner gaan veel verder dan het afvinken van een checklist. Het is een samenspel van organisatie, creativiteit en empathie. Een goede planner is jullie rustpunt, adviseur en regisseur in één.
Willen jullie ontdekken wat een weddingplanner voor jullie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Foto credit: Willeke fotografie
